Mejores prácticas para migrar de ERP
Si necesitas migrar de ERP (bien sea por uno nuevo o por migrar a la nube) o comenzar desde cero y eliminar y reemplazar los sistemas heredados, hay una serie de puntos clave que debes tener en cuenta para evitar interrupciones y prepararte para una implementación sin problemas.
La migración a un nuevo ERP no es simplemente un proyecto de IT, sino que abarca múltiples partes interesadas en toda la empresa y en la cadena de suministro. Por lo tanto, es importante trazar un plan, elegir a las personas adecuadas y definir bien los procesos para que puedas alcanzar tus objetivos.
Prepararte para la migración de tu ERP es fundamental para el éxito. Si quieres conocer las distintas metodologías de preparación, haz click aquí
Planificación estratégica y evaluación
- Elabora un plan de gestión de la migración
- Comunica la decisión de cambiar de sistema con antelación
- Ejecuta, prueba y aprende
- Evalúa los resultados, tanto durante el proceso de migración, como después del mismo para comprobar que has alcanzado tus objetivos
Plan de migración de datos
En el corazón de cada sistema ERP se encuentra una base de datos compartida por toda la empresa.
¿Qué necesitas migrar a la base de datos del nuevo ERP?
La migración de datos a menudo implica mover información de una amplia variedad de sistemas, formatos y tipos de almacenamiento diferentes. Es posible que los empleados hayan utilizado aplicaciones basadas en roles que se adaptaban a las necesidades de su propio departamento, o que hayan utilizado hojas de cálculo para mantener un registro de su trabajo. Cada equipo puede haber tenido sus propios registros de un cliente o proveedor, pero los registros pueden estar estructurados de distintas maneras y contener información diferente.
Pasos a seguir para una migración de datos efectiva
- Antes de que se limpien los datos antes de la migración, hay que definir nuevas taxonomías, atributos, campos y jerarquías con el fin de armonizar los conjuntos de datos.
- Adopta un enfoque metódico para la migración de datos: incluye el análisis de datos, el mapeo, la extracción, la eliminación y limpieza de datos duplicados de cada una de las aplicaciones antes de importarlos a la base de datos del ERP.
- Se debe formar un equipo de migración de datos desde el principio e incluir representantes de toda la empresa para proporcionar información sobre cómo se han generado y utilizado los datos y cuál es la mejor manera de mapear y limpiarlos para su uso futuro.
- Valora la posibilidad de utilizar herramientas de automatización para facilitar la asignación de los datos heredados utilizando la estructura que hayas decidido.
- Ten en cuenta las directrices de la RGPD.
- No subestimes el tiempo y el coste asociados a la migración de datos.
- Establece unos criterios claros a la hora de migrar el histórico de datos para evitar duplicidades.
- Piensa en cómo se van a utilizar los datos para la toma de decisiones tanto a nivel general como a nivel departamental.
- Ten en cuenta la transformación de datos como parte de tu plan de migración de datos. Tu proveedor de ERP puede ofrecerte fuentes de datos para enriquecer la información que ya posees con la inclusión de atributos adicionales sobre clientes, socios y proveedores.
- Antes de poner en marcha el entorno de producción, comprueba que todo funciona correctamente en el entorno de pruebas.
- Si decides no migrar todos los datos heredados, puedes crear un archivo temporal con dichos datos para que los empleados puedan acceder a ellos de forma excepcional mientras se adaptan al nuevo sistema.
¿Qué debo hacer antes de migrar de ERP?
Define tu estado actual
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Para recopilar información empresarial, incluyendo ubicaciones, estructura, mercados operativos y especialidades, evalúa el uso del ERP por departamento y la participación de los empleados. Desarrolla una lista de certificaciones compatibles con el ERP, como las normas ISO, y describe el alcance de la infraestructura de tu ERP actual, incluyendo la configuración de servidores y redes. Identifica y prioriza los desafíos existentes y su impacto en las operaciones comerciales.
Validación y testeo
- Recoge comentarios de los usuarios y evalúa los niveles de aceptación, prioriza la corrección de errores, refina los elementos de UI/UX, prepara documentación y realiza pruebas de flujo de trabajo contra escenarios de negocio.
Asignación de equipos
- Crea un equipo principal para el proyecto de implementación del ERP, desarrolla un plan de comunicación interna y selecciona un proveedor de servicios ERP junto con los miembros clave del equipo.
Migración de datos
- La migración de datos es un paso crítico en la implementación de un ERP, ya que implica la extracción, transformación y carga de datos desde varias fuentes hacia una estructura común. Los equipos dedicados, las herramientas de automatización y una planificación meticulosa son esenciales para garantizar el éxito de esta transición.
Planificación
- La optimización de los procesos de negocio es un factor clave para maximizar la eficiencia y efectividad de tu empresa. Durante las fases de definición y descubrimiento de la implementación del ERP, es crucial identificar los módulos y funcionalidades por prioridad y especificar las características en consecuencia. Decidir sobre tu estrategia de implementación de ERP es esencial, al igual que planificar la migración de datos alineada con las áreas de negocio y los plazos. Confirmar las expectativas de presupuesto y ROI e identificar las mediciones base para el éxito son partes integrales de este proceso.
