On premise vs cloud
A la hora de elegir el ERP más indicado para tu negocio, debes tener en cuenta tu situación actual, los desafíos y los beneficios que conlleva la implementación del nuevo software. En ese proceso se incluye la decisión de apostar por un ERP On-premise o en la nube (Cloud).
Los primeros sistemas ERP se alojaban en servidores propios o en centros de datos empresariales, lo que comúnmente se conoce como On-premise. Sin embargo, la revolución de la nube llegó a los sistemas ERP y transformó las opciones que tenían las empresas a la hora de seleccionar tu software de planificación de recursos empresariales. Pero ¿qué es lo mejor para tu negocio?
¿Cuáles son las principales diferencias entre un ERP On-premise y cloud?
Un ERP On-premise o local está instalado en un servidor propio y es administrado por el personal de IT de la compañía o por un proveedor de servicios administrados. La empresa compra las licencias por adelantado, con una validez determinada (generalmente sobre una base anual y luego se renueva) y con un contrato de mantenimiento incluido (un porcentaje del coste de la licencia normalmente). Además del coste de licencia y mantenimiento, la empresa tiene que comprar o alquilar el hardware de nivel empresarial para ejecutarlo y almacenar sus datos (servidores, redes y almacenamiento). A la hora de calcular el coste de un ERP local (mantenido en la línea Capex dentro del presupuesto de su empresa, ya que es un coste de capital con depreciación), hay que tener en cuenta los gastos de soporte, personalizaciones, seguridad (antivirus, copias de seguridad, etc.) y actualizaciones.
Por su parte, un ERP basado en la nube está alojado y gestionado por el propio proveedor del ERP, lo que se conoce como el modelo de ‘software como servicio’ o SaaS. En este escenario, el proveedor asume la responsabilidad del mantenimiento de las aplicaciones, el almacenamiento de datos, la seguridad y la infraestructura del centro de datos e impulsa las actualizaciones del sistema. El modelo de licencias es normalmente por usuario y mes, con la flexibilidad de agregar y eliminar licencias de usuario más fácilmente para adaptarse a tu negocio. Debido a que es SaaS y la empresa no posee el software ni necesita contabilizar la depreciación de los activos, se administra como una línea de gastos operativos en el presupuesto de empresarial.
Beneficios de un ERP On-premise
Para algunas empresas de nicho y ciertos sectores altamente regulados, la migración de todos los procesos comerciales a la nube puede no ser una opción debido a razones de control y compliance. No obstante, estas empresas siempre tendrán la carga de mantener la seguridad necesaria por sí mismos, lo que conlleva asociado un coste y tener una serie de perfiles técnicos en la plantilla.
Algunas empresas que cuentan con los recursos adecuados prefieren utilizar una instalación en local debido a la facilidad de modificación y personalización de su software. Este escenario puede dar lugar a un sistema difícil de soportar con un alto nivel de configuración, por lo que el departamento de IT debe estar atento a los últimos procesos y tecnologías para evitar que el sistema se quede obsoleto o no cumpla con las mejores prácticas del sector.
Beneficios de un ERP On-premise
Desafíos de un ERP On-premise
Un sistema ERP local, con las personalizaciones necesarias, conlleva un ciclo de implementación más largo, lo que puede provocar interrupciones en la actividad diaria y aumentar los costes. Además, es necesario contar con un equipo que tenga las habilidades adecuadas para el mantenimiento del sistema y dar soporte a los usuarios. Si no se tiene, se debe subcontratar a un proveedor de servicios
Por otra parte, un ERP On-premise es más difícil de integrar con otras aplicaciones y puede causar problemas de acceso a usuarios con correos electrónicos externos, por lo que el equipo de IT debe estar capacitado para manejar estas situaciones.
Beneficios de un ERP en la nube o Cloud
Una de las principales razones para una migración a la nube es que el presupuesto es cerrado y más asequible. El SaaS, por su naturaleza, tiene un coste a lo largo del tiempo (mensual) y los planes de precios de los proveedores de ERP reflejan las características y el uso.
Otra de las ventajas de la nube es el acceso a tecnologías actualizadas e innovadoras. Incluso para las pymes, la nube ofrece la capacidad de utilizar sistemas ERP modernos que son más estables y se actualizan constantemente, con experiencias de usuario y procesos más intuitivos.
Además, un ERP Cloud favorece el trabajo híbrido y remoto, permitiendo a las empresas adaptarse a las necesidades actuales de sus trabajadores, con aplicaciones móviles incluidas y patrones de trabajo flexibles. La elección de un ERP al que los usuarios y proveedores puedan acceder a través de Internet es una funcionalidad clave.
Por último, un ERP en la nube es escalable, por lo que el software se puede ir adaptando a las necesidades de la empresa (tanto a nivel de funcionalidades como de número de usuarios) según avance el tiempo.
Beneficios de un ERP en la nube o Cloud
Desafíos de un ERP en la nube o Cloud
Control y personalización reducidos: Debido a que el proveedor de ERP asume la carga de la integración, las actualizaciones y las personalizaciones, el equipo de IT pierde este nivel de control.
Independientemente del software ERP que elijas, es necesario asumir el riesgo de la seguridad. Esto no significa que un ERP Cloud sea menos seguro que uno On-premise, ya que en ambos casos hay que contar con las copias de seguridad y los cortafuegos adecuados, pero si eliges un ERP en la nube debes asegurarte de que tu proveedor de servicios ofrece los servicios de ciberseguridad adecuados.
