Planifica una implementación exitosa y segura de tu ERP
Es importante evitar una implementación fallida de un ERP, no solo por el desperdicio económico y de recursos, sino también por el alto riesgo de interrupción de tus servicios para tus clientes, empleados y cadena de suministro.
Fases clave de la implementación de un ERP
- Elección del ERP y alcance del proyecto
Este paso incluye la recopilación de información y la especificación del alcance funcional. La estrategia de migración de datos se inicia con la auditoría de todos los conjuntos de datos actuales, su estructura y propósito. Los consultores funcionales y técnicos del proveedor de ERP deben trabajar en estrecha colaboración con el equipo de proyecto de ERP de tu empresa. - Diseño
A la auditoría le sigue la formalización y revisión de los procesos de negocio y las reglas de gestión. La estrategia de migración de datos se establece para determinar cómo y qué datos heredados se transferirán al nuevo ERP. Aquí es donde salen a la luz las brechas funcionales y los requisitos adicionales, así como las necesidades del negocio. Además, es en este punto donde los procesos comerciales heredados se anularán en favor de nuevos flujos de trabajo de un sistema más ágil y optimizado. - Desarrollo
El software se configura de acuerdo con los requisitos comerciales. En este paso, la documentación ya debe estar aprobada (incluidas las guías de usuario y el plan de capacitación). También se iniciarán las pruebas de importación de datos.
- Ensayo
Preparación y ejecución de pruebas (integración, carga y datos) de forma progresiva; afinando el desarrollo a medida que el impacto de las pruebas se hace evidente. - Formación
Comenzando por los key users, se debe implementar un programa sólido de formación para los futuros usuarios antes de la puesta en marcha, que incluya una documentación completa y soporte para una ayuda continua. - Implementación y puesta en marcha
Una vez completada la configuración, las pruebas y la migración de datos, se despliega el entorno de producción. - Soporte y mantenimiento
El equipo del proyecto y el proveedor de ERP trabajan juntos (con SLA) para garantizar que los usuarios tengan el soporte que necesitan, corregir errores, administrar solicitudes de cambio y trabajar en una hoja de ruta para futuras versiones de configuración y funciones. Asegúrate de especificar los requisitos de mantenimiento y soporte del sistema ERP de antemano, en función del soporte interno disponible y de los requisitos de tu negocio (por ejemplo, portal de autoservicio o base de conocimientos).
Da forma a tu estrategia
Dependiendo de si optas por un ERP en la nube o un ERP local, las fases fundamentales son similares, pero el detalle y las tareas dentro de dichas fases pueden ser diferentes. Por ejemplo, en las primeras etapas de una implementación local, tu empresa especificará y adquirirá el hardware, mejorará sus recursos para poder configurar o actualizar su infraestructura o incluso optará por subcontratar estos servicios.
Es importante conocer tus recursos, incluidos el hardware y la infraestructura, así como los recursos de los empleados (Project Managers, ingenieros de infraestructura, etc.) y cómo esto afecta las etapas de implementación de tu ERP.
La importancia de la integración de tu ERP
Es posible que tu nuevo ERP no cubra todos los procesos comerciales y de la cadena de suministro, por lo que tendrás que conectarte a otros sistemas para garantizar que la información fluya sin problemas y crear una única fuente de datos. Las áreas clave de la integración de un ERP incluyen:
- Centralización de datos
- Flujos de trabajo y automatizaciones
- Visualización interfuncional y multifuncional
Los sistemas y escenarios de proveedores más comunes que se integran con un ERP son:
- CRM
- Gestión de recursos humanos
- Gestión de proyectos
- Comercio electrónico
- EDI
- Fabricación
Las integraciones de ERP provienen de diferentes métodos
A continuación, te explicamos los más comunes:
- Integraciones personalizadas: Con recursos técnicos, una empresa desarrollaría y construiría su propia integración central, utilizando el código API para el ERP.
- Integraciones nativas o creadas por el proveedor: Las aplicaciones específicas vienen con integraciones prediseñadas listas para usar para conectarse con otras aplicaciones específicas, en función de los escenarios empresariales más solicitados.
- Plataforma de integración como servicio (iPaaS): Una solución basada en la nube que crea e implementa integraciones con otras aplicaciones basadas en la nube, sin necesidad de instalación de hardware, pero basada en flujos de trabajo.
Otras formas de implementar un ERP
Enfoques para la implementación de un ERP
Existen varias metodologías para implementar un ERP. Aquí te contamos las cuatro principales:
Implementación de Big Bang
En otras palabras, todos los usuarios de tu empresa migran al nuevo ERP de una sola vez, al mismo tiempo. Debido a que la puesta en marcha se produce en un momento dado, todas las funciones empresariales (finanzas, operaciones, ventas, fabricación, almacén, etc.), los procesos y los equipos deberían haberse sometido a configuración, formación y pruebas en ese momento.
Beneficios: Cuanto antes se comience a utilizar el ERP, más rápido se materializarán las ventajas. Tener una implementación más corta debería tener una reducción general en el coste y la interrupción.
Riesgos: La posibilidad de errores y fallos se extiende por toda la empresa y tu equipo/proveedor de servicios deberá proporcionar los recursos y procesos adecuados para hacer frente de forma proactiva a esta posibilidad. Puede haber impactos en la productividad dentro de la empresa y tu cadena de suministro a medida que los usuarios adoptan el nuevo sistema. Si se utiliza este enfoque, la empresa tendrá que dedicar más tiempo a la planificación y la formación.
Implementación por fases
Los despliegues de ERP con este enfoque se llevan a cabo a lo largo del tiempo (semanas o meses) y de forma secuencial. Las fases dependen del propio negocio, de su estructura y de la actitud ante el riesgo. Las empresas pueden elegir esta opción como parte de un enfoque piloto y de aprendizaje, de modo que cualquier problema se contenga en la primera fase, se aborde y no se repita en fases futuras. Otra razón para una implementación por fases puede estar relacionada con la naturaleza geográfica de una empresa o, de hecho, estar escalonada por funciones de trabajo, donde el ERP se implementa equipo por equipo.
Beneficios: Esta estrategia es más adecuada para organizaciones con aversión al riesgo, pero también para aquellas que desean ver ganancias rápidas y se sienten más cómodas con los hitos a corto y medio plazo.
Riesgos: Debido a la naturaleza extendida de la implementación del ERP, llevará más tiempo ver todo el potencial de la herramienta y el retorno de la inversión. Puede haber interrupciones, costes y duplicidades mientas unas áreas utilicen el nuevo software y otras el antiguo.
Implementación por fases
Estrategia paralela
Este enfoque consiste en que los empleados utilizan los sistemas heredados y el nuevo ERP al mismo tiempo durante un período determinado. Se utiliza cuando una organización quiere tener una “red de seguridad” para volver a un sistema heredado sin interrupción ni reversión. Este enfoque también puede limitarse a ciertos equipos o usuarios críticos para el negocio en lugar de a toda la organización. También es un enfoque común cuando las empresas se fusionan.
Beneficios: proporciona un respiro para que los usuarios se adapten al nuevo ERP, al tiempo que contiene cualquier interrupción en el negocio. También puede ser un enfoque más rápido que una estrategia de implementación por fases a largo plazo debido a los mayores costes asociados.
Riesgos: La adopción paralela del ERP puede retrasar la adopción real por parte de los usuarios, ya que los usuarios prefieren permanecer en la zona de confort del sistema heredado o, de hecho, se olvidan de introducir datos en ambos sistemas. En ese sentido, hay costes directos y generales relacionados con el mantenimiento y el funcionamiento de dos sistemas al mismo tiempo.
Estrategia híbrida
Esta opción está pensada para empresas multinacionales o con unidades de negocio o estrategias diferentes para cada lugar, en las que la estrategia de implementación puede variar e incluir más de uno de los enfoques anteriores. También se puede adoptar en sistemas ERP más complejos, donde las empresas pueden, por ejemplo, utilizar un enfoque “big bang” para los módulos centrales y después un enfoque por fases o paralelo con otros módulos para equipos específicos.
