¿Cómo prepararte para un proyecto ERP?
El objetivo de esta página es ayudar a los usuarios a hacer las preguntas correctas, ser específicos al detallar los requisitos funcionales y estar equipados con la mayor cantidad de información posible sobre las posibilidades de un sistema ERP.
Metodología
Define las metas y los objetivos de tu empresa
Describe los objetivos a largo plazo de tu empresa antes de implementar un sistema ERP. Así te asegurarás de que la herramienta que elijas respalda el crecimiento proyectado y los objetivos generales del negocio.
Identifica tus necesidades actuales y futuras: planifica la escalabilidad
Es fundamental tener una visión a largo plazo de la empresa para poder calcular el ROI. ¿Quieres invertir continuamente en nuevos sistemas ERP, o quieres una solución que crezca con tu negocio?
Es tan importante tener en cuenta y analizar tus necesidades actuales como tratar de predecir las necesidades que tendrás en el futuro a medida que tu negocio vaya creciendo y desarrollándose.
Al buscar la solución y el proveedor de ERP adecuado, es importante hacerse las preguntas correctas, pensando tanto en el presente como en el futuro, para que la solución de software pueda satisfacer de manera efectiva las demandas continuas de tu negocio. Asegúrate de que la solución sea escalable, tanto en términos de usuarios como de funcionalidades adicionales.
Define el alcance del proyecto para establecer las necesidades y requisitos más importantes para tu negocio. ¿Quién necesitará acceso al sistema? ¿Qué tareas cotidianas quieres que cubra el sistema? ¿Vas a reemplazar el ERP actual por uno nuevo?
Identifica tus necesidades actuales y futuras: planifica la escalabilidad
Establece un presupuesto y recursos necesarios
Un proyecto ERP puede implementarse en unas semanas o puede tardar varios meses, dependiendo de la complejidad. Por lo tanto, es importante encontrar un proveedor de ERP que tenga claro qué esperar en términos de presupuesto, tiempo y recursos. Establecer una lista de requisitos funcionales ayudará a tu proveedor a conocer tus necesidades reales.
Prepara un plan de negocio
Enmarca las necesidades empresariales dentro de un contexto comercial para presentar un plan de negocio que avale la inversión en el ERP. Establece KPIs para medir el éxito de la implementación. A continuación, te dejamos con algunas ideas:
- Crecimiento de la empresa: aumento de tu base de clientes, de los ingresos, maximización de las oportunidades de ventas cruzadas.
- Eficiencia operativa y optimización de la cadena de suministro: racionalización y automatización, mejora de procesos, control de costes, integración de sistemas.
- Análisis de la competencia: cuantifica los beneficios en términos de diferenciación frente a la competencia para agilizar las operaciones en toda tu cadena de suministro y optimizar la experiencia de cliente.
- Establece una estrategia de gestión del cambio para disminuir los riesgos de fracaso del proyecto: incluye una estrategia de adopción para los usuarios, los procesos y las tecnologías, con responsabilidades y plazos definidos.
Prepara un plan de negocio
Crea un equipo de trabajo
Es fundamental contar con un gestor de proyectos que tenga un esquema claro de lo que el negocio necesita para desarrollarse y crecer como empresa.
Se deben incluir los siguientes perfiles para crear un equipo de trabajo que ayude en la implementación del ERP:
- Stakeholder del comité de dirección
- Grupos de interés por rol/unidad de negocio
- Jefe de proyecto
- Consultor funcional
- Consultor técnico
- Desarrollo
- Ensayo
- Soporte administrativo (para la limpieza de datos, por ejemplo)
Define los criterios de selección del ERP
Establece los requisitos clave que debe tener la herramienta para así elegir el ERP que mejor se adapte a tus necesidades.
Lo normal es preseleccionar varios proveedores que cumplan con tus requisitos funcionales, por lo que la decisión final puede depender de otros aspectos como:
- Facilidad de implementación y plazos
- Costes de software y consultoría
- Escalabilidad
- Nivel, tipos de recursos y soporte disponibles (conjuntos de habilidades y SLA)
- Referencias
